Conversations with AI
Mayo 7, 2024
Pre-event surveys, post-event engagement, and promoter integration
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Estructura y Uso de la Información
- Recopilación de Datos: Mediante formularios en Notion, recogemos información clave de los usuarios, como preferencias, tipos de personalidad, estilos de aprendizaje, y otros detalles importantes que pueden ayudar a personalizar la experiencia educativa o profesional.
- Creación de Documentos en Notion: Utilizamos esta información para generar documentos dinámicos en Notion, que actúan como perfiles detallados o como material de referencia para expositores y participantes en eventos.
- Publicación y Certificación Web: A través de Super, convertimos estos documentos de Notion en páginas web diseñadas profesionalmente. Aquí, también podemos incluir certificados PDF personalizados con nombres y otros detalles relevantes, los cuales están vinculados y se pueden verificar en línea. Esto proporciona un valor añadido, ya que certifica la participación o la competencia adquirida durante un evento o curso, con una validez de dos años.
Integración y Automatización
- Validación de Credenciales y Seguimiento: Cuando los usuarios se registran para eventos, proporcionan su correo o teléfono, y automáticamente verificamos si ya tienen una cuenta para atribuirles cualquier nueva certificación o actualización de su perfil. Esto también nos permite sumar atributos basados en su comportamiento y acciones durante el evento.
- Personalización de la Experiencia de Aprendizaje: Basándonos en la información recolectada, podemos personalizar la experiencia de aprendizaje para los estudiantes, proporcionando a los expositores un resumen de las intenciones y expectativas de aprendizaje de los participantes, lo que permite ajustar el contenido y enfoque de la sesión.
Resultados y Beneficios
- Certificación Visible y Verificable: Los documentos o certificados son accesibles y verificables en línea, lo que facilita su uso y validación por parte de terceros durante el período de
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Continuando con la propuesta de mejorar la experiencia antes, durante y después de un evento, exploraremos primero cómo implementar un cuestionario previo al evento y luego cómo optimizar el feedback post-evento:
Pre-Evento: Cuestionario a los Participantes
- Cuestionario Pre-Evento: Crear un cuestionario detallado para enviar a los participantes antes del evento. Esta herramienta recogerá sus opiniones, expectativas y preferencias. Los participantes tendrán la opción de enviar sus respuestas de manera privada o pública.
- Análisis de Sentimiento: Las respuestas se pueden analizar para interpretar el sentimiento humano, utilizando técnicas de análisis de datos. Esta información es crucial, ya que proporciona a los organizadores y promotores del evento insights valiosos sobre el estado de ánimo y las expectativas de los asistentes, permitiéndoles ajustar el contenido, el tono y la logística del evento según sea necesario.
Durante el Evento: Integración de Promotores
- Opción 'Promoter': Estamos considerando agregar una opción en la plataforma donde las empresas puedan hacer ofertas para asociarse con marcas de manera visible durante el evento. Esto facilitaría y haría confiable el proceso de posicionamiento de marca, permitiendo a los promotores:
- Hacer Ofertas: Las empresas interesadas en patrocinar o promover el evento pueden presentar sus propuestas directamente a través de la plataforma.
- Selección Transparente: Un sistema de licitación transparente para que los organizadores elijan al promotor que mejor se alinee con los valores y temas del evento.
Post-Evento: Recopilación de Feedback
- Página de Feedback Interactiva:
- Agradecimiento Automatizado: Enviar un correo electrónico o mensaje de agradecimiento automáticamente después de que los participantes envíen su feedback.
- Seguimiento de Feedback: Utilizar las respuestas del feedback para mejorar eventos futuros y ajustar estrategias de marketing y contenido.
Automatización y Escalabilidad
- Automatización de Tareas: Conectando el sistema con herramientas de automatización, como Zapier o Make.com, para gestionar las respuestas, analizar datos, y facilitar la comunicación y marketing basados en los datos recopilados.
- Integración de Datos: Sincronizar todas las respuestas y análisis con una base de datos centralizada que pueda ser utilizada para futuros análisis y estrategias de marketing.
Al enfocarnos en estos aspectos, el proceso de planificación, ejecución y revisión de eventos se vuelve más dinámico y adaptativo, mejorando significativamente la experiencia general para todos los participantes y stakeholders.
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Overall Strategy: This approach not only enhances participant engagement but also streamlines the collaboration and validation process with promoters, making it more efficient and impactful.
Key Benefits and Outcomes
- Enhanced Personalization and Engagement: By collecting detailed pre-event information, organizers can tailor the content and structure of the event to better meet the needs and preferences of the attendees. This personalized approach is likely to result in higher satisfaction and engagement.
- Informed Organizers and Presenters: The sentiment analysis and detailed feedback allow organizers and presenters to adjust their approaches both before and during the event, ensuring that the event resonates well with the audience.
- Promoter Integration and Transparency: The streamlined process for engaging promoters ensures clarity and mutual benefit. By providing promoters with precise demographic information and an easy way to confirm their participation, organizers can foster stronger partnerships and enhance promotional efforts.
- Post-Event Engagement: The post-event features encourage participants to continue interacting with the event content, share their experiences, and extend the event's reach through personal networks. This not only enriches the participant experience but also amplifies the event's visibility and impact.
- Data-Driven Insights for Future Events: The comprehensive collection of data before and after the event allows organizers to gain valuable insights into attendee preferences and experiences. This data can be used to refine future events, making them even more engaging and successful.
- Community Building and Networking: By facilitating easy sharing of photos and social media links, as well as encouraging participants to invite friends, the platform supports the growth of a community around the event or subject matter. This can lead to increased networking opportunities and stronger community ties among participants.
- Streamlined Communication with Promoters: The automated and structured approach to engaging promoters ensures that communication is clear and effective, reducing misunderstandings and increasing the efficiency of promotional activities. The inclusion of a press kit further enhances media and sponsorship opportunities, elevating the event's profile.
Conclusion
Overall, the strategies laid out for pre-event surveys, post-event engagement, and promoter integration create a robust framework for not only executing a successful event but also laying the groundwork for future initiatives. This holistic approach ensures that all stakeholders—participants, organizers, presenters, and promoters—are actively engaged and benefit from enhanced communication and data-driven strategies. The ultimate goal is to deliver a more tailored and impactful event experience, foster long-term relationships with promoters, and build a vibrant community around the event's theme.
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Rashid summarizes =
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Pre event
Encuesta al participante
Obtener la siguiente información de los participantes, a la hora de que se “Registren”. Así podemos crear un “Sentiment Analysis” que le podrá ser útil a los organizadores del evento, promotores y expositores.
Motivadores que podríamos usar para que la gente si llene los datos:
{participa en la rifa de “” y a demás, gánate un pase a Cinemex, al completar una encuesta!}
Cuestionario para obtener:
- Intención
- Preferencias de aprendizaje (visual, quiere algo dinámico, quiere debate, quiere videos, prefiere escuchar al expositor hablar, conectar con personas…)
- En qué grado de entendimiento se siente que se encuentre situado con respecto al curso?
- Cuál es su experiencia previa con el tema?
- Preguntas que quiera hacer
- Comentarios
- Cuál es su expectativa del curso/taller/evento
- Que le gustaría aprender
Verificadores:
Post-event
Creamos un espacio para que los participantes puedan subir las fotos que tomaron, compartir su red social, invitar amigos por WhatsApp, crear un comentario y dejar un review…
Les mandamos el mensaje para que puedan hacerlo por Correo y WhatsApp.
Promotores
- El organizador decide si quiere invitar a un promotor, al poder llenar una encuesta sencilla donde coloca el email y/o teléfono del Promotor, a demás de sus datos de Empresa, acompañado de la propuesta por escrito. (default value: Hola, para certificar nuestra colaboración en línea, por favor llena esta pequeña encuesta para que podamos acreditar la promoción y darle más viralidad).
- Luego se manda esto al Promotor como un “Confirm” de modo que se certifica la conexión. (Sin costo)
- El promotor recibe información demográfica… el event organizer pone el número real de personas, para compararlo con la información de registro que tenemos.
- Les pedimos logos, etc.. un Press Kit… para que se pueda compartir con los patrocinios y prensa (pueden mandárselo a quien quieran)
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Gamification con la creación de certificados que se obtienen al participar en eventos y en su comunidad.
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GPT-4 take my notes and organizes =
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Aquí te propongo una estructura clara para organizar y priorizar las tareas relacionadas con el lanzamiento y operación de Affihub, especialmente centrada en eventos culturales, reuniones sociales y talleres, con un fuerte énfasis en facilitar el intercambio de conocimiento.
1. Preparación y Configuración de la Plataforma
A. Creación de Formularios y Registro
- Tarea: Configurar el formulario de "Crear Registro" en Fillout para eventos comunitarios.
- Tarea: Definir las preguntas del formulario según los tipos de eventos (culturales, comunitarios, de bienestar, etc.).
B. Integración de Sistemas
- Tarea: Configurar Airtable para almacenar y gestionar la información recopilada.
- Tarea: Ajustar el CMS en Framer para sincronizar la información de los eventos con la página web.
2. Promoción y Colaboración
A. Manejo de Promotores
- Tarea: Crear un sistema sencillo para que los organizadores inviten a promotores llenando una encuesta.
B. Marketing y Publicidad
- Tarea: Establecer una estrategia de marketing que incluya banners en el sitio web para mostrar la disponibilidad de los eventos.
3. Operación y Logística del Evento
A. Feedback y Comunicación
- Tarea: Implementar un sistema de feedback por WhatsApp y correo electrónico para usuarios.
- Tarea: Configurar Slack para notificaciones internas y gestión de tickets en Airtable.
B. Certificación y Documentación
- Tarea: Desarrollar un sistema para crear y distribuir certificados para eventos específicos, como los de salud mental.
4. Experiencia Post-Evento
A. Recopilación de Feedback
- Tarea: Crear una experiencia post-evento para recopilar fotos y reviews de los participantes.
B. Gestión Financiera
- Tarea: Integrar Stripe para gestionar donaciones y tips con tarifas reducidas.
5. Expansión y Escalabilidad
A. Desarrollo de Subdominios
- Tarea: Configurar subdominios para diferentes localidades o tipos de eventos.
- Tarea: Utilizar plataformas como Super.so y Vercel para crear interfaces atractivas y funcionales para cada subdominio.
B. Colaboraciones Estratégicas
- Tarea: Establecer colaboraciones con entidades gubernamentales y locales para promover y expandir la plataforma.
6. Mejora Continua y Soporte
A. Desarrollo de Interfaz y Usuario
- Tarea: Rediseñar el front-end de Diálogos en Affihub, mejorando la usabilidad y el diseño.
- Tarea: Incorporar herramientas como Intercom para personalizar la asistencia y mejorar la interacción con los usuarios.
7. Planificación y Gestión de Proyectos
- Tarea: Revisar y priorizar las tareas con el equipo de proyecto.
- Tarea: Establecer un roadmap claro y asignar responsabilidades para asegurar la ejecución efectiva de cada fase del proyecto.
Estas tareas son esenciales para asegurar que Affihub no solo se lance con éxito, sino que también prospere como una plataforma dinámica y atractiva para la organización de eventos. Con un enfoque bien estructurado, podemos asegurarnos de que cada aspecto del proceso esté alineado con nuestros objetivos de facilitar el intercambio de conocimiento y fortalecer la comunidad alrededor de tus eventos.
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