Mapa de Flujos de AyudaLocal
1. Solicitud del Usuario
Trigger: El usuario inicia la petición (WhatsApp, formulario web, redes sociales).
Acciones:
- El usuario describe la necesidad (tipo de servicio, ubicación, fotos, etc.).
- La solicitud queda registrada en Airtable con un estado inicial (“pendiente de asignar”).
2. Confirmación del Servicio y Pago
Trigger: Un operador (o la IA supervisada) asigna un proveedor en Airtable y actualiza la solicitud a “Proveedor propuesto”.
Acciones:
- El sistema envía al usuario un mensaje automático (WhatsApp/correo) con el detalle de costos:
- Depósito de visita (reembolsable si contrata).
- Tarifa de la plataforma (no reembolsable).
- El usuario realiza el pago (transferencia, tarjeta, efectivo en tiendas de conveniencia, etc.).
- Al confirmarse el pago, se marca el estado como “confirmado” en Airtable.
3. Protocolo de Proveedor
Trigger: La solicitud cambia a “Confirmada” en Airtable.
Acciones:
- El proveedor recibe notificación (WhatsApp o app interna) con los datos del cliente y la cita programada.
- Envía su ubicación en tiempo real o confirma su ruta (p. ej., mediante un enlace de tracking).
- El sistema notifica al cliente: “Tu proveedor está en camino” con un enlace para seguimiento.
4. Seguimiento del Servicio
Trigger: La cita ya está programada, se acerca la hora de la visita.
Acciones:
- Recordatorios automáticos al usuario y al proveedor (WhatsApp/SMS).
- El operador humano supervisa el tablero de control en Airtable por si hay retrasos o problemas (cambio de horario, cancelación, etc.).
- Si ocurre alguna incidencia (proveedor no responde, el usuario pospone la cita), se ajusta el estado en Airtable y se reenvían notificaciones.
5. Ejecución del Servicio
Trigger: El proveedor reporta “Llegué” en la plataforma (o lo actualiza el operador).
Acciones:
- El servicio comienza en el domicilio del usuario.
- Si es un trabajo que requiere cotización final (por ejemplo, plomería), el proveedor la presenta antes de empezar.
- El usuario decide si procede; de ser así, el depósito se descuenta del costo total.
- El proveedor lleva a cabo la labor, siguiendo el protocolo de ejecución (seguridad, uso de herramientas, etc.).
6. Feedback Continuo y Finalización
Trigger: El proveedor marca el servicio como “completado” en Airtable (o el operador lo hace tras confirmarlo).
Acciones:
- El usuario verifica el trabajo in situ.
- En caso de conformidad, se cierran las tareas y se registra la finalización.
- Se envía un mensaje automático al usuario para que califique al proveedor (1–5 estrellas o escala similar).
- El proveedor también puede dejar comentarios sobre el cliente (relevante para futuras asignaciones).
7. Feedback Interno y Mejora Continua
Trigger: El usuario deja una calificación o se reporta una incidencia.
Acciones:
- Si hay quejas o malas calificaciones, un operador revisa el caso y contacta al proveedor para entender la situación.
- Si procede, se actualiza la reputación del proveedor (baja de ranking, sanción temporal, etc.).
- En reuniones semanales/quincenales de equipo, se analizan patrones de incidencia para mejorar capacitación, ajustar tarifas o refinar las comunicaciones.
Notas Operativas Importantes
1. Airtable como HUB
- Cada paso se marca con un estado en Airtable: pendiente → propuesto → confirmado → en camino → en servicio → completado → cerrado.
- Cualquier cambio dispara correos, mensajes o notificaciones.
2. Mensajes Automatizados vs. Humanos
- El envío de las notificaciones automáticas (WhatsApp, SMS) se puede orquestar con herramientas como Zapier o Twilio, siempre supervisado por el equipo en casos especiales.
3. Garantía Opcional (Peace of Mind)
- Si el cliente adquirió la garantía, hay un flujo de reclamación adicional en caso de desperfectos o mala ejecución.
- Este flujo implicaría un reembolso o una segunda visita sin costo, según políticas.
4. Cierre de la Orden
- Una vez que el cliente y el proveedor confirman la finalización, el estado se marca como “cerrado”.
- Se registran las valoraciones y se queda listo para la fase de reporting y análisis de KPI.