Caso de Éxito
Optimización del Sistema de Aplicaciones
Cliente: Festival Internacional Santa Lucía
Industria: Eventos culturales y gestión de espectáculos
Servicio: Plataforma de gestión de aplicaciones automatizada e integrada
Fecha: 29 de Enero, 2025
El Reto
El Festival Internacional Santa Lucía es uno de los eventos culturales más importantes de México, con cientos de artistas y compañías enviando propuestas para participar cada año. Sin embargo, la gestión manual de aplicaciones, revisión de documentos, costos y materiales multimedia hacía que el proceso fuera lento, propenso a errores y difícil de coordinar.
Problemas identificados:
- Procesos altamente manuales en la recopilación y evaluación de propuestas.
- Documentos y registros dispersos en hojas de cálculo y diferentes plataformas.
- Dificultades para mantener una comunicación fluida con artistas y equipos de producción.
- Necesidad de integrar la información en la web del festival para visibilidad pública.
Nuestra Solución
Desarrollamos una plataforma de gestión automatizada que cubre todo el ciclo de aplicaciones, desde la captura inicial hasta la organización y evaluación final de propuestas.
Componentes principales:
- Formulario de Aplicación de Múltiples Páginas:
- Automatización con Procesos:
- Integración con Affihub:
- Videos explicativos y soporte:
Un proceso intuitivo que guía a los artistas y compañías en la captura de toda la información necesaria.
🔗 Ver Formulario de Aplicación
Los datos ingresados en el formulario se almacenan automáticamente en una base de datos en la nube, permitiendo al equipo filtrar, buscar y evaluar propuestas sin tareas manuales.
La plataforma se conecta directamente con la web del festival, permitiendo mostrar en tiempo real información actualizada sobre los artistas y sus propuestas en la galería digital del evento.
Explicación del Sistema
Formulario de Aplicación
El Formulario de Aplicación está diseñado para recopilar toda la información necesaria de manera estructurada y eficiente. Este formulario contiene múltiples secciones organizadas por páginas, facilitando la navegación para los artistas y compañías. Cada página incluye campos específicos según el tipo de información requerida, desde datos del representante legal hasta detalles técnicos del espectáculo.
Algunas secciones del formulario incluyen:
- Información del Representante Legal: Recopilación de datos básicos como nombre, celular y correo electrónico.
- Detalles del Espectáculo: Título, sinopsis, duración, entre otros.
- Costos: Desglose de precios, monedas y apoyos económicos.
- Documentos Adjuntos: Archivos necesarios como dossier, cotización, video del espectáculo y fotografías.
📂 Formulario:
🔗 Acceder aquí:
Resultados Obtenidos
🔍 Mejoras en la organización
- Reducción del tiempo dedicado a tareas administrativas en más de un 80%.
- Todos los registros centralizados en una única base de datos accesible en la nube.
- Acceso rápido a documentos, costos, videos y otros materiales adjuntos.
🤝 Experiencia mejorada para artistas y organizadores
- Proceso de aplicación más claro y sencillo para los artistas.
- Comunicación fluida gracias a la automatización de correos y actualizaciones del estado de las propuestas.
📈 Impacto en el festival
- Mayor capacidad para evaluar propuestas basándose en métricas claras y organizadas.
- Mejora en la planificación de programación gracias a la visualización centralizada de datos.
- Integración completa de la información en la página web del evento.
Lo que dicen nuestros clientes
Galería Visual
Conclusión
La solución implementada no solo resolvió los problemas operativos del festival, sino que también mejoró la experiencia para todos los involucrados, desde los artistas hasta el equipo de producción. La capacidad de integrar datos, automatizar tareas y mostrar resultados en tiempo real ha permitido que el Festival Internacional Santa Lucía optimice su proceso de aplicaciones de manera significativa.
Acerca de Nosotros
En Affihub, nos apasiona conectar personas y crear comunidad. Ofrecemos soluciones tecnológicas para la gestión de eventos comunitarios, encuestas participativas y automatización de procesos, integrando herramientas en la nube para optimizar la operación y el rendimiento de nuestros clientes.